Od organizacije se zahteva da preduzme mere upravljanja nad isporučiocima proporcionalno uticaju koji nabavljeni proizvod ima na finalni proizvod koji ide kupcu. Takođe se zahteva da se ocenjuju isporučioci kako na početku, tako i u određenim periodima. Zahtevi se postavljaju i za informacije o nabavci, kao i za verifikaciju proizvoda koji se nabavlja.

Proces nabavke

Organizacija mora da osigura da nabavljeni proizvod bude usaglašen sa specificiranim zahtevima nabavke.

Isporučilac može da bude proizvođač, distributer, prodavac, ugovarač, podugovarač ili davalac usluge. Specificirani zahtevi nabavke su oni zahtevi koji su specificirani od strane kupca, organizacije ili pravila i propisa koji se primenjuju na nabavljeni proizvod. To obuhvata sve zahteve koji ograničavaju uslove ili izvore snabdevanja.

Sve organizacije imaju isporučioce u jednom ili drugom obliku, da bi mogle da obezbede proizvode i usluge svojim kupcima. Neki od njih direktno ili posredno utiču na proizvod koji se isporučuje kupcu, dok drugi mogu da uopšte nemaju uticaja (npr. nabavka potrošnog kancelarijskog materijala).

Proces nabavke se može podeliti u četiri koraka:

• izrada specifikacije proizvoda koji treba nabaviti,
• vrednovanje isporučilaca na osnovu koga biramo isporučioca sa kojim je najbolje raditi,
• naručivanje robe od isporučioca,
• verifikacija nabavljenog proizvoda prilikom prijema robe.

Vrsta i obim upravljanja koje se primenjuje na isporučioca i na proizvod koji se nabavlja moraju da zavise od uticaja tog proizvoda na naknadnu realizaciju proizvoda ili na krajnji proizvod.

Vrsta i obim upravljanja. Postoje tri vrste upravljanja: pre, u toku ili posle prijema proizvoda. Obim upravljanja odnosi se na to da li je proizvod prihvaćen na osnovu podataka isporučioca ili se mora oceniti pre odobravanja isporuke.

Primenjena vrsta upravljanja na isporučioca se odnosi na to da li ili ne kvalifikovati isporučioca, dok se obim upravljanja odnosi na stepen do koga je organizacija angažovana sa isporučiocem u upravljanju nabavkom.

Nabavljeni proizvod može da ima različite stepene uticaja na procese i proizvode organizacije, od toga da nema uopšte uticaja ili ima kritičan uticaj. Proizvod sa kritičnim uticajem zahteva obavezno upravljanje nad njegovom nabavkom, dok proizvod sa zanemarljivim uticajem ili bez ikakvog uticaja, može da zahteva samo jednostavnu vizuelnu proveru prilikom isporuke da bi se verifikovalo da je stigao pravi proizvod.

Stepen upravljanja koji treba primeniti na isporučioca zavisi od poverenja u njegovu sposobnost da ispuni zahteve. Ako postoji veliko poverenje u određenog isporučioca bolje je usredsrediti se na oblasti gde su problemi verovatniji. Ako ne postoji poverenje, potrebno je primeniti strožije upravljanje, dok se ne stekne dovoljno poverenje. Činjenica da neki isporučilac ima sertifikat ISO 9001 za proizvode i usluge koje nabavlja povećava ovo poverenje, ali ako ne postoji nikakvo prethodno iskustvo sa takvim isporučiocem, ne mora da znači da se neće javiti određeni problemi. Upravljanje nabavkom treba da obezbedi kriterijume za izbor odgovarajućeg stepena upravljanja i izbor aktivnosti koji moraju sprovesti.

Organizacija mora da vrednuje i bira isporučioce na osnovu njihove sposobnosti da isporučuju proizvod u skladu sa zahtevima organizacije. Moraju se ustanoviti kriterijumi za izbor, vrednovanje i ponovno vrednovanje.

Odluka o izboru isporučioca treba da se zasniva na poznavanju sposobnosti isporučioca da ispuni zahteve organizacije. Odluka treba da se zasniva na činjenicama prikupljenim iz rezultata ocenjivanja u odnosu na kriterijume koji su uspostavljeni.

Proces izbora isporučilaca varira u zavisnosti od prirode proizvoda i usluga koji se nabavljaju. Što su proizvod ili usluga složeniji i ovaj proces je složeniji.

Moraju se održavati zapisi o rezultatima vrednovanja i o svim neophodnim merama koje proističu iz tog vrednovanja (videti 4.2.4).

Zapis.

Zapisi o rezultatima vrednovanja su dokumenta koja sadrže rezultate ocenjivanja. To nije odobreni spisak isporučilaca koji se koristi za izbor isporučilaca, već objektivni dokaz koji se koristi za donošenje odluke da li neki isporučilac treba da bude na tom spisku. Ovi zapisi su potrebni da bi se isporučioci birali na osnovu činjenica, a ne subjektivnih mišljenja.

Pravljenje spiska isporučilaca nije zahtev standarda ali je ipak potrebno napraviti ovaj spisak. Spisak je pregledan prikaz isporučioca su ocenjeni i onih koji nisu. Zapisi o rezultatima vrednovanja mogu se klasifikovati u tri grupe:

• početno ocenjivanje za izbor isporučilaca,
• praćenje performansi isporučioca,
• ponovno ocenjivanje za potvrdu statusa odobravanja.

Informacije o nabavci

Informacije o nabavci moraju imati opis proizvoda koji se nabavlja, uključujući, gde to ima smisla:
a) zahteve za odobravanje proizvoda, postupaka, procesa i opreme;
b) zahteve za kvalifikacije osoblja i
c) zahteve za sistem menadžmenta kvalitetom.

Zahtev da informacije o nabavci moraju imati opis proizvoda koji se nabavlja znači da se značajne informacije o nabavci moraju saopštiti isporučiocima tako da oni znaju šta se zahteva. Mnoge nabavke mogu se realizovati iz kataloga preko telefona, navođenjem referentnog broja i zahtevanih količina. Pod uslovom da postoji ovakav zapis i da se na osnovu njega može uporediti sa primljena roba i račun, ovo predstavlja dovoljnu zaštitu od plaćanja robe koja nije naručena.

Identifikacija proizvoda. Identifikacija proizvoda ili usluge treba da bude dovoljno precizna da bi se izbegla zabuna sa drugim sličnim proizvodima ili uslugama. Isporučilac može da proizvodi nekoliko vrsta istog proizvoda i označi razliku dodacima na glavni broj dela. Da bi osigurali da ste primili proizvod koji ste tražili, potrebno je da pažljivo proučite prateća dokumenta i specificirate proizvod na isti način na koji je to navedeno u tim dokumentima.

Zahtevi u vezi QMS-a. Ovi zahtevi su potrebni u okviru informacija o nabavci samo kada se kvalitet proizvoda ne može da verifikuje na prijemu, ili kada je potrebno poverenje u proizvod i isporučioca radi dozvoljavanja da isporučeni proizvod ide direktno na skladište ili u proces proizvodnje.

Organizacija mora da obezbedi adekvatnost specificiranih zahteva o nabavci pre njihovog saopštavanja isporučiocu.

Adekvatnost informacija o nabavci se prosuđuje preko stepena do koga tačno odslikavaju zahteve organizacije za proizvod o kome se radi. Saopštavanje ovakvih zahteva isporučiocu može da bude usmeno ili kroz dokumentaciju.

Informacije o nabavci treba da budu proverene pre naručivanja, radi verifikovanja da su one pogodne za ono za šta su namenjene. Opseg do koga će se ova aktivnost sprovesti treba da bude zasnovana na riziku i ako se odluči da se ne preispita ili ne odobri sve informacije o nabavci, procedure treba da obezbede osnovu za odlučivanje.

Verifikacija proizvoda koji se nabavlja

Organizacija mora da uspostavi i primenjuje kontrolisanje ili druge potrebne aktivnosti radi obezbeđenja da nabavljeni proizvod ispunjava specificirane zahteve nabavke.

Verifikacija služi da osigura da izlazni elementi iz procesa nabavke ispunjavaju zahteve nabavke. Verifikacija može da se ostvari na nekoliko načina: kontrolisanjem, ispitivanjem, analizom pre ili posle isporuke proizvoda, izgradnjom poverenja u izvor snabdevanja tako da proizvod može da ude u organizaciju bez ikakvog fizičkog kontrolisanja. Zahtev ne definiše kada ovakva verifikacija treba da se sprovede i jasno je da to može da bude pre, u toku i posle prijema proizvoda. Standard ostavlja organizaciji da sama izabere vreme koje odgovara njenim operacijama.

Ocenjivanje koje bi obavila neka treća strana ne bi samo po sebi bilo dovoljno da se ne vrši nikakvo prijemno kontrolisanje isporuka od nekog isporučioca. Potrebno je pregledati proizvod, kao i sistem, dok se ne stekne poverenje koje bi omogućilo smanjivanje i u krajnjoj liniji ukidanje kontrolisanja.

U slučaju kada organizacija ili njen korisnik nameravaju da izvrše verifikaciju u prostoru isporučioca, organizacija mora da navede planirane verifikacione postavke i metodu odobravanja za proizvod u dokumentima nabavke.

Ako organizacija želi da verifikuje isporučioca u njegovom prostoru, isporučilac ima pravo da zna detalje proveri. Pravo mesto za navođenje ovih zahteva su informacije o nabavci u okviru narudžbine ili ugovora. U prostorije isporučioca se ulazi samo za njegovom dozvolom. Proizvod je u njegovom vlasništvu sve dok ga organizacija ne plati, tako da treba biti veoma pažljiv što se tiče ponašanja. Ugovor će verovatno omogućiti pravo pristupa samo proizvodima i prostorima vezanim za narudžbinu, a ne i ostalim proizvodima i prostorima.

U slučajevima kada kupac zahteva pristup prostorijama organizacije da bi verifikovao kvalitet isporuka, morate da prenesete ovaj zahtev vašem isporučiocu u informacijama o nabavci i dobijete saglasnost. Kada je u pitanju kupac koji ima veliki značaj za poslovanje organizacije, u međusobnom ugovoru će sigurno stajati odredba koja kupcu daje ovakvo pravo. U ostalim slučajevima, kada se to smatra neuobičajenim zahtevom, potrebno je da se na vreme utvrdi u ugovoru i osigura da je to preneto na one koji sklapaju podugovore. Dobra je praksa da se kupcu postavi zahtev da vas on unapred obavesti o takvim posetama, kako bi mogli da mu se pridružite.

U oba ova slučaja, treba imati na umu da je cilj posete prostorima isporučioca sticanje poverenja, a ne prijem proizvoda. Konačna odluka se donosi na prijemu ili kasnije, kada se takav proizvod integriše u konačan proizvod i kada se može u potpunosti ispitati u operativnom okruženju.